将来某时也许不能执行哪天有空去打羽毛球？

    参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表

    可以执行的事情我们分为五类：

    五类“可以执行”的任务

    ◎2分钟之内能搞定的事：打一个电话是2分钟可以解决的事情，对于这样的事，我们采取的行动应该是--立即去做。

    ◎需要多个步骤搞定的项目：工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的，例如“周五之前拿出新产品的销售策略”，你可以立即去做吗？不行，因为你还不知道该怎么去做。

    ◎指派给别人完成的事：这类事情是我们最喜欢的，因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上，比如“提供新版本软件的用户使用报告”，你可以打电话给小李，说明这件事情，并且告诉他，下周三之前必须完成。

    ◎特定时间做的事：这些事就是我们写在行事历里的事情，一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情，因为你需要今天做一些，明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的，比如下周三督促小李提交用户使用报告。

    ◎待办事项：这些就是剩下的普通任务了，比如例子中的“检查邮箱”，对于这些事情，有空的时候就立即搞定它。

    现在的收集篮看起来应该是这个样子。”

    收集篮

    2分钟任务可以执行联系供货商，周一会将支票送去

    委派任务可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告

    待办事项可以执行检查邮箱

    多步骤项目可以执行周五之前拿出新产品的销售策略

    将来某时也许不能执行哪天有空去打羽毛球？

    参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表

    “上面提到了“2分钟任务”，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请“立即去做”。比如发一封E-mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨“事好多，真烦人”。不信你可以自己做实验。“2分钟原则”是专门对付这些“烦琐小事”的。

    （如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请“立即去做”。）

    一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。

    如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！

    你可能会说：“咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？”理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。

    举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆一通电话进来说：“老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？”虽然很想说：“你怎么不自己打！”但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做的话，那你需要1.打开收集工具2.把这件事情放入你的时间管理系统3.做好提醒4.去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。

    好，到此为止。“处理”环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。”

    “等等，老付，我觉得第一个环节，也就是“收集”环节，是很容易实现的，自己平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将“一切引起我们注意的事情”都从大脑中收集下来的重要性，所以自己经常会感觉到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是“处理”环节我觉得有些烦琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。

    “哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括将来某时也许清单，待办事项清单，项目清单等，这个后面我还会说到。

    当我提及一个“清单”时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：

    ◎一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；

    ◎在一张有标题的纸上列出的真实的目录；

    ◎一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。

    一张有标题的纸可以当做：“收集篮”、“将来某时也许清单”、“待办事项清单”。而“项目清单”则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”

    “哦，明白了。”小强很满意地说。

    组织：将分类的衣物重新储存

    “让我们重新整理一下思路：

    ◎我们有一个收集篮，里面写满了“材料”。

    ◎我们有三个清单，分别是“将来某时也许清单”、“待办事项清单”、“项目清单”。

    接下来怎么做呢？“组织”环节示例

    1.从收集篮拿出排在第一项的“材料”：“联系供货商，周一会将支票送去”，我们分析一下，哦，原来是2分钟任务，立即去做。

    2.打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项“材料”：“给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告”，我们分析一下，哦，原来是委派事项，立即写入我们的“待办事项清单”。

    3.再拿出第三项“材料”：“检查邮箱”，哦，这是一个不折不扣的待办事项，立即写入“待办事项清单”。

    4.拿出第四项“材料”：“周五之前拿出新产品的销售策略”，天，这是一个复杂的项目，立即写入“项目清单”

    5.拿出第五项“材料”：“哪天有空去打羽毛球？”，立即写入“将来某时也许清单”。

    6.拿出第六项“材料”：“上个月市场推广费用明细报表”，这是一份资料，立刻放到文件柜的适当位置。

    就这样，2分钟不到的时间，我们已经拥有了四张清单，因为这四张清单的功能不同，所以选用的工具、存放的位置都不一样：

    ◎收集篮：这个清单我们是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便的位置，比如我一般就摆在鼠标垫的旁边，随时可以做记录。