“我和他不是很熟，但是我敢肯定的是他不是一位“邮件狂人”，因为他没有多少E-mail，虽然拉来的项目很多，但都是移交到我们项目部就行，他只负责建立与客户的关系。”

    “那是你对他还不了解，我们在一起工作有8年了，他每天需要处理的事很多，一点不亚于咱们。不要以为客户是非常好搞定的，呵呵。

    据我所知，他的清单系统也是由两样武器组成：1.日程表2.记事本。”

    “日程表？为什么他用日程表而我们不用呢？当时咱俩做过的时间日志是否也是日程表的一种呢？”小强问。

    “不，它们不一样。时间日志是你做完事情之后的记录，主要用来分析你的时间使用情况，而日程表则是对你做什么事情的安排，主要的作用是安排日程。之所以他需要用日程表，而咱们不需要用，是由工作中的角色决定的。这么多年他一直使用这两样武器就充分说明了日程表和记事本是多么地适合他。还记得那句话吗？实践是检验真理的唯一标准。”老付说。

    “嗯，那你能分析一下他的工作角色有什么特点吗？什么样的人适合使用日程表呢？”小强问。

    “与其说什么样的人适合使用日程表，不如说日程表适合存储哪类信息。美国的时间管理专家DavidAllen认为这三种事务是适合写在日程表里的：

    适合写在日程表里的三种事务

    ◎在某一个确切的时间里采取的行动。这指的就是你和别人的约会，或者说是你的承诺。比如说，你和别人约好周日下午6点在公司门口见面，这既是你的约会，也是你的承诺，如果你到时候爽约，对方的心里可不好受。

    ◎在某一个确切的日期里采取的行动。这指的是已经确定了某天做某件事情，但是具体是在早晨还是中午还是晚上并没有确定下来。比如说明天你一定要找小张谈一件事情，但是得在对方有空时才能谈，因此，这件事情可以当做一项“非特定时间”的任务写在日程表里。

    ◎在某一个确切的日期里将要获取的信息。这指的是在某一个特定的日子里你希望了解的情况，但不一定非要采取什么行动。比如说，小张休年假了，你需要在他回来上班的第一天关心一下他的假期过得怎么样；或者说你的同事出差了，你想在他一下火车的时候询问一下那边的天气以及整个旅途怎么样，都可以写进日程表里。

    由此可见，日程表更适合像老王这样的“交际草”，因为他们遇到的事情大多是符合刚才提到的那三种类型的，举个例子，他们典型的一天是这样的：

    “交际草”的一天

    AM8：30早晨9：30之前为张总安排好住宿、行程、需要沟通的问题、需要签署的商务协议

    10：00去机场接从北京来的张总，在车上与供货商针对质量问题进行沟通

    11：30请张总吃本地的特色小吃

    12：30送张总回宾馆

    PM13：00将湖北的项目标书，递交上级主管王总审核

    14：30长沙的姜总今天过生日，祝他生日快乐

    15：00帮助集团公司副总解决一些私人事务

    18：00和最近才认识的广告公司朱总一起吃晚饭

    20：00回家之前打电话问候前两天见过面的市政府的李主任，加深印象

    就从他典型的一天来看，他这样的“交际草”有这样的特点：

    “交际草”的三个特点

    ◎每天80%的时间都不在公司，在外面应酬。

    ◎几乎每天的事务都有确切的时间，80%的时候都用不到“将来某时”、“委办”、“归档”。

    ◎有很多需要定时提醒的事务，比如说记住对方的生日或者上次与对方见面的日子。

    综上所述，他的时间管理工具需要方便携带并且是以时间为线索进行排程，你想想，除了日程表，还有什么更适合他呢？”

    “或许是那样，但是这些事情不能写在清单里吗？”小强有些迷惑不解。

    “当然可以写在待办事项清单里，但是日程表比待办事项清单更适合存储这些事务，就像我们要制作一块电路板，手工一个元件一个元件往上焊当然可以，但是这样重复机械的事情更适合可编程的高精度机械臂去完成。”

    “哦，我明白了。不过我没有注意过，他平时的日程表装在哪里？”小强问。

    “嗯，现在的很多东西都具备日程表的功能，比如说PDA或者智能手机、Gmail那样的在线网站，当然还有传统的纸质日程表。不同平台上的日程表有它自己独特的魅力，比如说：

    三种不同的日程表

    1.PDA或者智能手机：智能手机是最适合随身携带的日程表平台，并且因为他集合了手机和个人信息管理功能，因此带上它一点都不显得多余。Palm650就是智能手机中的佼佼者，它的处理速度非常快，并且由日程表、任务管理器、备忘录、联系人组成的“四大天王”所向披靡。Palm650的日程表是我见过的最直观、功能最实用的日程表程序，它所具备的功能有：

    ◎可设置事件提前提醒时间，比如可以选择在8点会议开始之前的5分钟或者1分钟提醒你。

    ◎可设置事件处理的地点，这个功能也就是咱们前面探讨过的“情境”。

    ◎可设置重复性，周期可以是每天、每周、每隔一周、每个月、每年，等等，或者你也可以自定义重复周期。

    ◎可以勾选“私人记录”，有效保护你的隐私。

    ◎可以选择多种视图模式，比如当日视图、当周视图、当月视图。

    ◎它还支持设置“非特定时间”处理的事件。

    2.在线网站：包括Google在内的很多在线网站都引入了日程表的功能，同时它们都非常注意将“邮件”直接转化成“日程”。然后通过给手机发短信的方式来为你做出提醒。