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    3.纸质日程表：这是比较传统的日程表。纸质日程表种类很多，不知道你注意没有，其实你桌子上摆的台历就是一个“纸质日程表”，此外还有那种侧面有月份标签的记事本，以及像月历那样的日程表。纸质的日程表书写的范围比较有限，并且不能提供定时提醒的功能，所以现在大多数人使用纸质的清单而非纸质的日程表。”

    “那老王到底使用的是哪种日程表呢？”小强问。

    “他使用的就是Palm650。我和他认识有8年了，他也是一步一步思考、实践、再思考、再实践才最终确定下来最适合他的时间管理系统。”

    “好像不对啊，我有时候见他在一个小本子上写来写去的，还经常拿出来看。”小强一个指头摸着下巴说。

    “真健忘，我刚才不是说过了吗？单靠日程表是不能涵盖工作中的各种事务的，只有前面提过的那三种类型的“行动”才适合放在日程表里。如果他有一件还没有孵化的任务，该怎么处理呢？比如制作标书，这是一个项目而非行动，就不能写在日程表上。这时候，他需要记事本的帮助。我们在设计自己的清单系统时，务必要保证所有的事，都能在你的系统里找到一个合适的容身之所，这样你才有可能达到“心如止水”的境界。我之所以说他“生命力旺盛”就是指他的清单系统做得非常出色、圆满。

    两样武器是这样使用的：

    1.日程表：几乎所有的行动都可以写在日程表里，并且设置好提前提醒时间。如果是开会可能设置的是5分钟；如果是与某人的约会，可能设置的是提前30分钟。执行这个行动需要的资料可以加在备注里，比如说需要携带标书、合同等。

    2.记事本：主要用来进行任务的孵化，也可以用来进行头脑风暴。比如说要制作标书，他会在某一页写上“制作标书”，然后进行树形的任务分解：“对招标书进行分析”、“准备公司的资料”、“确定产品和相关设备的技术指标及报价”，等等。然后他可能会在任务的后面写上由谁去执行，有什么需要注意的地方。对于那种能确定下来执行时间的行动，可以立即输入到日程表里，这样就相当于另类的“筷子式清单”，呵呵。”

    “哦，原来是这样。看起来日程表的使用比起“筷子式清单”系统好像要简单一些。”小强说。

    “你这样想就不对了，如何使用日程表，也是一门学问：

    使用日程表应该注意的两点

    1.日程表是一块“圣地”：“圣地”的意思就是，你要么不要写到日程表里，如果写进去了就一定要按照计划执行。我以前说过，不知道你是否还记得，我们的时间管理工具，一定是一个“可信赖”的系统，“下一步行动清单”和“日程表”都是神圣不可侵犯的。当你的“圣地”不再神圣的时候，你将又回到以前茫然的生活中，不知道该以什么为标准，该以什么为准则。咱们还是需要有信仰的。

    2.日程表排得太满是“误区”：很多人把自己的日程表写得太满，比如早晨7：00起床、8：00上班、8：30开会、9：00找资料。这样做有几个缺点：

    ◎排得太满压力太大：日程表是“神圣”的，写在上面的事情都要按时完成，如果排得太满，我们的工作就失去了弹性。那些可以今天完成，也可以明天完成，或者每天、每周都要做的事情，可以考虑不写入日程表。

    ◎排得太满失去意义：如果你每天日程表上的事情，都有一件或者两件不能按时完成，那么你的日程表将失去意义，因为你已经告诉自己，可以按照日程表执行，也可以不按照日程表执行。当你不信任它的时候，它就失去了意义。

    其实我对日程表上的清单系统，也没有更深入的经验，建议你有空多和老王聊一聊，获得第一手资料。如果你是一位“交际草”的话，你一定要像他一样，做一颗生命力旺盛的“交际草”。”

    “呵呵，我看啊，还是算了。不论从性格来说，还是从职业规划来说，我都不太适合“交际草”这个角色。”

    五、如果你是一位“掌柜的”（猜猜这位“掌柜的”是谁）

    “不知道下面这位“掌柜的”你有没有兴趣？”老付问。

    ““掌柜的”我知道，就是“拿事的”嘛！”

    “没错，像《武林外传》里的佟湘玉就是一掌柜的。这掌柜的可不好当啊，既要协调团队关系，还要掌握平衡收支；既要勤看账本，又要保存各种字据。”

    “呵呵，我曾经以为领导是最好当的。”小强不好意思地说。

    “那是你对这个角色还不太了解。人生在世，真的没有一件事情是那么容易就可以做到的。每个人的角色、地位、环境不同，面临的挑战也不同。就像小的时候玩游戏机，刚开始的时候碰到任何一个小野怪都要使出浑身解数去对付，随着经验值的增长，打那些小怪已经可以一击毙命了，但这时候身边又冒出来另外一堆高级怪，仍然需要你使出浑身解数去应付。记住，当你提升自己的能力时，你面临的困难也升级了。”

    “嗯，“掌柜的”用的清单系统和咱们的一样吗？”小强问。

    “据我所知，略有不同。

    咱们还是照例分析一下“掌柜的”这个角色有什么特点：

    “掌柜的”有哪些特点？

    1.纸质的资料较多：“掌柜的”一般都只接受来自几个关键部门的管理层的报告，比如财务部、项目部、市场部、人力资源部，等等。在大部分情况下，这些部门的头儿不可能只给“掌柜的”发一封E-mail了事，除非是像微软这样顶尖的高科技公司。财务部会拿着这个月的资产负债表、现金流量表去“掌柜的”办公室，项目部会拿着各个项目的进度以及需要定夺的方案去“掌柜的”办公室，市场部则不可避免地要拿销售报表去“掌柜的”办公室听听他的看法。因此，我们前面提到的所有清单系统都不太适合他，因为他接触到的80%的事务都是和纸质资料相关的。

    2.回顾的次数较多：“掌柜的”做任何一个决定可不像咱们这样，他需要考虑得更长远一些，要从战略的角度去思考，而这绝不是仅凭直觉就可以决定的事情。比如，“掌柜的”可能需要把现金流量表翻过来倒过去看上七八遍，才会决定要缩减商务开支，因此，现金流量表会被他放进去、拿出来很多次。如果没有一个很好的系统去保存的话，他的办公室肯定会一团糟。不过，你见过几个“掌柜的”办公室是一团糟的？能坐上那个位置，他们一定有自己的一整套方法。

    今天我给你介绍一种我见过的最常用到的文件管理系统：43个文件夹。”

    “43个文件夹？需要那么多吗？”小强问。

    “当然需要了，我给你算算啊：每月的31天如果每天一个文件夹这就是31个文件夹了，再加上12个月，合起来不就43个文件夹了？”

    “哦，原来是这样啊。那对文件夹有什么要求吗？”小强又问。