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    “邮件狂人”给自己定下“今日事，今日毕”的规矩，并不是说所有的事情都必须在今天处理完，因为那根本就是不可能的，他这句话指的是：所有的事情，在当天都必须找到处理的方法。

    “邮件狂人”是这样保证每天下班时都有一个空空如也的收件箱的：

    “邮件狂人”怎样对付浩繁的邮件？

    ◎设置垃圾邮件过滤器，并且保持随时更新。

    ◎不使用工作邮箱订阅邮件列表。

    ◎将电子邮件按照接收日期的方式排序。

    ◎采取三栏浏览邮件方式：Outlook2003中默认就是这样的方式，最左边是文件夹列表，中间一栏是发件人和邮件主题，最右边是邮件内容。

    以上四个步骤只需在第一次使用Outlook时进行设置即可。

    ◎快速浏览一遍收件箱里的所有邮件，采用主题阅读的方式，将漏网的垃圾邮件删除。如果你浏览到对你来说根本没有价值的邮件也同时删除。也就是说，这一遍浏览的主要目的就是删除，或者不删除。

    ◎再次浏览一遍收件箱，这次采用略读的方式，掌握每封邮件的主要内容、目的，然后对它们进行分类存储。如果遇到邮件主题并不能体现出邮件内容的，请你立即按照自己的想法修改邮件的主题。这一遍的浏览是考虑如何处理邮件，相信我，分两遍浏览绝对比只挨个处理要高效得多。

    ◎如果你的分类做得够合理的话，你会发现，你的收件箱已经是空的了，所有的工作邮件都已经找到了容纳他们的最佳场所。”

    “看来要每天清空收件箱最重要的步骤就是建立合理的分类文件夹，对吗？如果我没有猜错的话，这些分类邮件夹，就是我们的清单系统。”小强很有把握地说。

    “完全正确，你很聪明，接下来我们就重点来聊聊“邮件狂人”的邮件分类吧。身边的很多人都像你刚才说过的那样，按照不同的项目建立不同的文件夹，这样对你采取“下一步行动”是没有任何意义的，因为这些文件夹并不能回答你“下一步应该做什么”这个问题。“邮件狂人”采用这样的邮件分类方式：

    “邮件狂人”怎样为邮件分类？

    1.建立“@行动”文件夹：这里是所有需要自己处理的邮件，比如别人需要你的一份报告，或者说别人咨询你的一个问题。这个文件夹相当于前面的“待办事项”，只不过是以“原材料”为任务内容的一种清单。当“邮件狂人”写完了报告给他发送回去后，“邮件狂人”会将这封邮件挪到“@归档”文件夹，或者干脆删除。当然，他每天上班做的事情就是不断地看看“@行动”文件夹里有什么需要做的事情，挑出来一件，搞定它，归档，再做下一件。

    2.建立“@委办”文件夹：工作中会遇到很多交付给别人处理的任务，而如何追踪任务的进度，一直是比较令人头疼的事情。比如，别人发E-mail过来问你“上月某项目的销售量与我这里统计的结果不相符，请检查后回复”，我以前遇到这样的邮件就会立即转发给统计销售量的小王，以为已经把“猴子”甩给了别人，而不再关心。实际上，猴子还是在自己身上，只是暂时交给小王喂养而已，因为人家发E-mail过来询问的是我而不是小王。所以我以前经常会收到这样的邮件“上次让你检查销售量的事情怎么还没有回复！？”但是“邮件狂人”不是这样，他为自己建立了“@委办”文件夹和过滤器，规则是邮件主题中含有“_委办”字样。当收到询问销售量的邮件之后，他同样会立即转发给小王，但同时会抄送一份给自己，在主题的最后加上“_委办”，然后使用过滤器将这些邮件自动归类到“@委办”文件夹里，这样一来，当他每天回顾自己的文件夹时，就可以立即对所有的委办事项进行跟踪处理。

    3.建立“@将来某时”文件夹：这个文件夹里存放的事情比较杂，包括：

    ◎将来的某个时刻才能执行的事情：比如办公室发来的E-mail提醒你下周三早晨9点有一个会议。

    ◎有待孵化的任务：比如领导层发来的E-mail告诉你需要你考虑一下手下的人员调整。因为这事情目前还没有一个成熟的想法，只能暂存到“@将来某时”文件夹。

    4.建立“@归档”文件夹：这个文件夹我们再熟悉不过了。“邮件狂人”在“@归档”文件夹下按照不同的项目建立了不同的文件夹，已经处理过的事情，或者是E-mail过来的项目资料，都可以分类存储在里面。

    关于这几个文件夹的分类，可以参考我上次介绍“衣柜整理法”时画的那个流程图。需要再声明一次，清空收件箱并不意味着所有的事情都已经搞定，它仅仅代表着所有的事情都已经得到了妥善的处理。”

    “明白了，呵呵，我看你对他这么了解，这位“邮件狂人”不会就是你吧？”小强问。

    “呵呵，都说了你是聪明人。好了，该出去吃饭了，隔壁新开了个弘扬大酒店不错，我请你。”老付一边说一边站了起来，转身拿了外套就要往出走。

    “老付，你别客气了，你传授给我这么多经验，应该我请你！再说了，中场休息回来，我还想听听“交际草”和“掌柜的”有什么故事呢。”小强有点意犹未尽。

    四、如果你是一位“交际草”（老付告诉小强一个秘密）

    常常是最后一把钥匙打开了门。

    --谚语

    新开的酒店果然不错，虽然都是一些家常菜，但是味道让人记忆深刻。酒足饭饱之后，老付的话也就多了起来。老付说：“小强，你一定觉得很奇怪，为什么我最近对你一直格外照顾，不仅和你分享我的成长经验，还一直盯着你手头的项目。”

    “你肯定有你的理由，这个我不去关心。你的经验对我来说，是最宝贵的东西。”

    “其实我一直都很看好你，觉得你非常有可塑性，成长得也比较快，以你的知识结构和年龄来说，是非常不错的了。告诉你个小秘密，你可不要沾沾自喜啊。”老付神秘兮兮地说。

    “什么秘密啊？说来听听。”小强顿时来了兴趣。

    “不仅我对你很照顾，王总也很看好你，所以你要加油喽。来，干一杯，预祝你早日实现自己的目标！”老付举起了杯子。

    “真的？？”小强一饮而尽，他不敢相信，但又不得不信，因为老付从来不开玩笑，他会对自己说的每句话负责。

    “好了，埋单吧，咱回去了我给你介绍“交际草”和“掌柜的”！”

    “单我已经买过了，咱走吧。”小强说。

    “你呀你……”老付笑着起身了，公司离吃饭的地方没有多远，半个小时之后，他们又回到了老付的办公室。

    “你认识咱们那个大客户部的大忙人老王吗？”老付边拧着钥匙边问。

    “还行吧，不是很熟，怎么了？”

    “他就是一位“交际草”，而且是生命力很旺盛的那种。”老付一屁股坐在舒服的皮椅里说。

    “是这样啊，看来以后也要和他多接触接触，学习学习。”小强自然是坐在了老付的对面。

    “不知道你有没有留意过，他平时是如何管理自己的时间，建立自己的清单的？”老付问。